【個人・企業】業務効率化のアイデア17選！ 取り入れる際のポイントを解説
企業が収益をアップさせるための有効な取り組みのひとつに、業務効率化が挙げられます。業務効率が上がれば当然、限られた時間を有効活用でき生産性が向上します。
生産性の向上により収益が増加すれば従業員の給与にも反映でき、また残業を削減しワークライフバランスの改善、モチベーションの向上にもつながり、企業全体に利益をもたらすことも期待できます。
この記事では、どのようにして業務効率化を図ればよいのか、そのアイデアを個人と企業の場合とでそれぞれご紹介し、取り入れる際のポイントも解説いたします。
【個人編】個人業務効率化のアイデア9選
まず、個人における業務効率化のアイデアを9つご紹介いたします。
■業務をリスト化する
業務効率化の第一段階として、まず日常業務を可視化することが重要です。業務をリスト化し、あわせて業務の所要時間もリストに記載しておくとよいでしょう。
これにより、業務の優先順位づけや時間配分を検討し、そもそも必要な業務かどうかも検討できます。
■業務の優先順位をつける
業務の優先順位をつけることで、効率的に時間とリソースを活用し、重要なタスクに集中できます。
優先順位を付ける方法としては、タスクを緊急度と重要度の2軸で分類する「アイゼンハワーマトリックス」や、タスクをA（最も重要）、B（重要だがAほどではない）、C（あまり重要でない）に分類する「ABC分析」などが挙げられます。
■業務の時間を決める
あらかじめ各業務に取り組む時間を決めておくことで、その時間内に集中して作業をおこなうことができます。明確な時間枠があると、無駄な作業や気が散ることを防ぎやすくなります。
また、一日の中でどの業務にどれだけの時間を使うかを設定しておくと、時間を効率的に管理でき、計画通りに業務を進行しやすくなります。業務の時間を決めるには、以下のような方法があります。
【タイムブロッキング】
一日のスケジュールをブロックに分けて、各ブロックの時間帯に特定の業務を割り当てる方法です。例えば、9:00〜10:00はメールチェック、10:00〜12:00はプロジェクト作業、といったようにおこないます。
【ポモドーロ・テクニック】
25分間の作業と5分間の休憩を繰り返す方法です。4回繰り返した後に長めの休憩（15〜30分）を取ります。このテクニックは集中力を維持しつつ、定期的にリフレッシュできます。
■メールやチャットのチェック回数を決める
連絡に対してスピーディーに返信することは重要ではありますが、メールを受信するたびなど必要以上に確認していると、メールやチャットにばかり気を取られすぎて非効率です。
例えば、朝の始業時と昼の休憩前など、チェックする回数や返信のタイミングを決めておくとよいでしょう。
■テンプレートを作成する
同じ形式や構造の書類や報告書、メールなど、ある程度同じような文言を使用する業務がある場合、事前にテンプレートを作成しておき、流用することで作業の手間を削減できます。
さらに、テンプレートにチェックリストを含めておけば、必要な項目の漏れを防ぎ、ミスの防止にも役立ちます。
次のような場面において、テンプレートを作成しておくと便利です。
【メール】
よく使うビジネスメール（依頼、報告、フォローアップなど）のテンプレートを作成しておくと、迅速に対応できるようになります。
【報告書】
定期的に提出する報告書やプロジェクトの進捗報告のテンプレートを用意しておくと、フォーマットを気にせず内容に集中できます。
【会議の議事録】
会議ごとに議事録を作成する場合、議題、出席者、議論内容、決定事項、次回アクションなどの項目を含んだテンプレートを用意しておくと、素早く記録できます。
【プロジェクト計画書】
プロジェクトの計画書には、目的、スコープ、スケジュール、リソース、リスク管理などの標準項目を含めたテンプレートを用意することで、作成が効率化されます。
■単語登録（辞書登録）機能を活用する
例えば住所やメールアドレスなど、入力する場面が多いながらも文字数の多いものは、事前に辞書登録をしておくことで、入力の手間を大幅に削減できます。
また、ビジネスメールや報告書で使う定型文や専門用語を辞書登録しておくことで、一貫した表現を維持でき、入力ミスの防止にもつながります。
■ショートカット機能を活用する
WindowsやMacには、特定のキーボードのコマンドを入力することで、操作を簡略化できるショートカット機能があります。
例えばWindowsの場合、「Ctrl」＋「C」でコピー、「Ctrl」＋「V」で貼り付けができ、毎回マウスで選択して操作するより、短時間で効率的に作業できます。
操作時間は短いですが、毎日何十回ともなるとショートカットの利用有無で大きな差が出てきます。日常的によく使うものは覚えておくとよいでしょう。
■デスク周りを整理整頓する
業務が忙しいと、つい書類などを山積みにしたり、適当に引き出しへ収納してしまったりして、デスク周りが散らかることもあるでしょう。
しかし、デスクが散らかっていると必要な書類がどこにあるのか探すのに当然時間がかかってしまい、効率が低下します。
そうならないためにも、各書類をカテゴリー分けしてファイリングしたり、収納場所を決めたり、整理整頓しておけば、いざというとき必要なものをスピーディーに見つけられます。
■適度な休憩をとる
早く作業を終わらせるためにと、長時間業務に取り組むことも大事ではありますが、人間の集中力には限界があります。
長時間連続して作業をすると、集中力や注意力が低下し、作業効率だけでなくミスの発生にもつながります。
適度な休憩をとることで、脳の疲労を軽減し、再び集中力を高めることができます。結果として、作業効率が向上するでしょう。
また、休憩することで脳がリフレッシュされ、新たな視点やアイデアを生み出しやすくなり、問題の解決につながる場合もあります。
【企業編】業務効率化のアイデア8選
続いて、企業における業務効率化のアイデアを8つご紹介いたします。
■定型業務を自動化する
データの入力や計算、抽出といった反復作業が必要な定型業務の場合、Excelのマクロ機能によって自動化することが可能です。これにより、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
自動化が難しい場合、エンジニアに依頼して自動化システムを開発するという方法もあります。
■無駄な業務をなくす
日々何気なくおこなっている業務のなかに、じつは「なくして問題のないもの」が隠れている可能性があります。
現行の業務プロセスを分析し、不要な資料の作成・印刷や、無駄な会議の開催など、無駄なステップや重複作業を特定します。
その後、効率的なプロセスに改善するための手順を検討しましょう。プロセスマップやワークフロー図を作成して、問題点を可視化することも有効です。
■業務担当を変更する
人には得手不得手があります。業務担当を適材適所に配置することで、作業人数を変更することなく業務効率の向上に期待できます。
また、従業員自身もあらたな業務を任されることにより、仕事に新鮮味が感じられ、意欲やモチベーションの向上にもつながります。
さらに担当者が変更されれば、あらたな視点やアプローチも導入されるため、古いやり方にとらわれない業務プロセスの改善や効率化が進むでしょう。
■業務マニュアルを作成する
同一の業務であっても、従業員によって作業方法や手順が異なる場合があります。動作に無駄があり時間を消費してしまっている可能性も考えられます。
効率的な作業手順の業務マニュアルを作成することで、業務の一貫性が保たれ、品質が向上するでしょう。新しい担当者が業務を引き継ぐ際も、スムーズに対応できます。
また、マニュアルは新入社員や異動してきた従業員の教育やトレーニングにも有効です。具体的な手順や注意点が記載されているため、短期間で業務を習得できます。
業務マニュアルによくあるミスやトラブルへの対処方法も記載しておけば、事前に予防策や対応策を把握できます。これによりミスの発生を減らし、トラブル対応の時間も短縮可能です。
■業務フローチャートを作成する
業務フローチャートは業務プロセスを視覚的に表現するものです。これにより、業務内容や流れをひと目で把握しやすくなります。
フローチャートの作成により、プロセス内で無駄や遅延が生じているなどボトルネックの部分を特定しやすくなります。これにより、効率化のための具体的な改善点を発見できるでしょう。
また業務フローチャートは、標準化された業務手順を明確に示すことが可能です。これにより、誰が担当しても一貫した業務遂行が可能になり、品質のばらつきも防止できます。
ただし、詳細なフローチャートの作成には、マニュアルが必要不可欠です。まずは上記のような業務マニュアルを作成し、そのうえでフローチャートを作成するとよいでしょう。
■データベースを活用する
書類をデジタル化し、業務に必要なデータをデータベースに一括保存しておくことで検索性が向上し、必要な情報をスピーディーに取り出すことができます。
また、クラウドベースのサービスを利用することで、場所やデバイスを問わずに業務をおこなえるため、外出先での作業が可能になり、時間を有効活用できるでしょう。
■アウトソーシングする
アウトソーシングは、固定費を変動費に変えることができるため、コストの削減につながります。とくに人件費、設備費、管理費などの間接コストを削減する効果が期待できます。
かならずしも社内で実施する必要のない業務であれば、アウトソーシングすることで、時間と資源を節約し、業績の向上に直結するコア業務に集中できます。
また、自社では対応が困難である作業を、専門的な知識や技術をもった外部の専門業者に業務を委託すれば、より品質の高いサービスや製品も提供可能です。
とくにITや会計、法務などの専門分野では、自社内で対応するよりも外部の専門家に任せるほうが効率的でしょう。
■ITツールを導入する
タスク管理ツールやワークフローソフトウェア、チャットツールなどのITツールを導入すると、次のようなメリットがあります。
【業務の自動化】
繰り返しの多い単純作業やデータ入力などを自動化でき、作業時間を大幅に削減できます。また、ヒューマンエラーのリスクを減らすこともでき、業務の正確性が向上します。
【コミュニケーションの円滑化】
チャットツールやビデオ会議システムを導入することで、迅速なコミュニケーションが可能となり、情報共有がスムーズになります。
また、ドキュメント共有や共同編集ができるツールを使うことで、チーム内のコラボレーションが強化され、プロジェクトの進行もスムーズになります。
【プロジェクト管理の効率化】
プロジェクト管理ツールを使用することで、タスクの進捗状況や担当者をひと目で把握でき、プロジェクトの管理が容易になります。
ガントチャートやカレンダー機能の活用により、プロジェクトのスケジュールを可視化し、遅延を防ぐことができます。
業務効率化のアイデアを取り入れる際のポイント
では、上記でご紹介したような業務効率化のアイデアを取り入れる場合、どのような部分に注意するとよいのか、そのポイントも解説いたします。
■目的を明確にする
業務効率化の目的を明確にすることが重要です。例えば、従業員の給与アップや残業時間の削減、離職率の低下など、「なぜ業務を効率化させるのか」その目的を明確にします。
自分にメリットのある目的であれば、全社的に業務効率化の取り組みへのモチベーションが向上し、効率的に進行しやすいでしょう。
また、目的が明確であれば、どの業務を優先的に改善すべきかを判断しやすくなります。限られたリソースを効果的に活用するためには、優先順位の設定が不可欠です。
■業務の無駄を洗い出す
業務効率化にはまず業務の内容を挙げ、各業務の課題や問題、無駄が生じている部分を洗い出す必要があります。その方法としては、以下のようなものが挙げられます。
【プロセスの可視化】
業務のリスト化や優先順位づけをおこない、フローチャートを作成して、業務の流れや各ステップを可視化します。
また各業務の時間やコスト、リソースの使用状況をデータとして収集し、分析します。BIツールや業務分析ツールを使用することで、業務データの詳細な分析と無駄の特定が可能です。
【従業員への意見聴取】
従業員にアンケートを実施し、現場目線での無駄を洗い出す方法もあります。またチームでワークショップをおこない、無駄が生じていると感じる部分を話し合い、共有します。
【時間追跡】
各業務にかかる時間をツールで記録し、どの業務に時間がかかりすぎているかを特定します。
■一度に多くのアイデアを実行しない
業務効率化のアイデアは実践して終わりではなく、効果の測定をおこない、効果的だった方法を正式採用し、あまり効果のないものは中止か改善するのが望ましいです。
しかし、一度に多くのアイデアを実行すると、どの方法にどの程度の効果があったのかを計測するのが困難になってしまいます。
また、複数の業務手順などが一斉に変わると、従業員に混乱をまねき、ミスが発生しやすくなったり、進捗状況の把握、問題の特定と解決、各プロジェクトの調整など、管理側の業務も煩雑化したりするリスクがあります。
■発生したミスを次回に活かす
仕事をするうえで、ミスはかならず発生します。しかし、ミスが発生したら同様のことがくり返されないために、それを次回に活かすことが重要です。
そのためには、なぜミスが発生したのか、原因の特定や影響の評価をおこない、改善案を検討し、必要に応じてモニタリングやレビューなどを実施するとよいでしょう。
まとめ
個人、企業それぞれにおける業務効率化のアイデアとして、以下の方法をご紹介しました。
【個人業務効率化のアイデア】
●個人業務効率化のアイデア
●業務をリスト化する
●業務の優先順位をつける
●業務の時間を決める
●メールやチャットのチェック回数を決める
●テンプレートを作成する
●単語登録（辞書登録）機能を活用する
●ショートカット機能を活用する
●デスク周りを整理整頓する
●適度な休憩をとる
【企業側の業務効率化のアイデア】
●定型業務を自動化する
●無駄な業務をなくす
●業務担当を変更する
●業務マニュアルを作成する
●業務フローチャートを作成する
●データベースを活用する
●アウトソーシングする
●ITツールを導入する
このようなアイデアの活用により、実際に多くの企業が業務効率化に成功しています。
業務効率化の実現には、企業や社内の状況に最適なアイデアを適切な形で実施・運用することが重要です。
アイデアを実行して終わりではなく、効果測定やレビューをおこない、場合によっては方法を変えたり、改善したりしつつ、よりよい状態になるよう全社的に取り組むとよいでしょう。
