DX推進にはペーパーレス化が重要！メリットや推進する際の注意点を解説
現在、DX（Digital Transformation：デジタルトランスフォーメーション）は、企業がビジネス環境の変化に対応し、成長を促進するための重要な要素として位置づけられています。
そのDXを進めるための重要な施策の1つに、ペーパーレス化があります。
紙の書類を電子化することで、コスト削減や業務効率化などのメリットのあるペーパーレス化は、DXの中心的な施策と言っても過言ではないでしょう。
そこで当記事では、DXを推進するなかでのペーパーレス化の重要性やメリット、および推進する際の注意点について解説します。
DX推進にはペーパーレス化が重要
DX（デジタルトランスフォーメーション）は、組織がデジタル技術を取り入れ、ビジネスプロセス、運用方法、製品、サービス、カスタマーエクスペリエンスなどを根本的に変革し、競争力を高めるための戦略的な取り組みです。
DX化には、紙の書類のやり取りやハンコ文化といった伝統的なビジネスモデルを見直し、デジタル技術を駆使して新たな価値を生み出すことが含まれます。
DXという言葉が初めて登場したのは、2004年のことです。スウェーデンのエリック・ストルターマン氏（ウメオ大学教授）が「ITの浸透が人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」と定義しました。
日本では、2018年に経済産業省がDX推進ガイドラインを公開しています。このガイドラインは、産業界のDX推進に関する取り組みをまとめたもので、資料は公式サイトで閲覧できます。
→産業界のデジタルトランスフォーメーション（DX）
DX戦略の一環として、ペーパーレス化はビジネスの競争力を向上させ、持続的な成長を支える重要な要素です。
【ペーパーレス化とDXの違い】
ペーパーレス化とDXの違いを一言で表すなら、ペーパーレス化はDXを実現するための手段の1つです。
ペーパーレス化は、紙ベースの書類を削減し、デジタル形式で情報を保存・共有する取り組みです。この取り組みにより、業務の効率化やコスト削減を実現できます。
しかし、これはDXの一部としてのステップであり、ビジネス全体の変革を意味するわけではありません。
対照的に、DXはペーパーレス化だけでなく、クラウドコンピューティング、ビッグデータ、AI、IoTなどの多岐にわたるデジタル技術の活用を指します。これにより、企業全体のデジタル化を進め、競争力を向上させ、新たな価値を創出します。
DX（ペーパーレス化）が推進されている背景
企業のDX（ペーパーレス化）が進められる理由には、以下の事情が関係しています。
【2025年の崖】
「2025年の崖」という言葉は、日本をはじめいくつかの国で使われている経済的な用語です。これは、2025年を境に人口減少と高齢化が急速に進行し、それに伴う労働力人口の減少の予想を指しています。
労働者の減少は、企業や産業全体にとって大きな問題です。労働市場の競争が激化するなか、企業は労働力を確保するための新たな戦略が必要とされています。
2025年の崖を乗り越えるためには、イノベーションや新たなテクノロジーの活用が重要です。自動化、ロボティクス、AIなどを導入し、生産性の向上を目指す必要があります。
【消費者行動の変化】
近年、消費者行動が変わってきています。例えば、インターネットとスマートフォンの普及により、多くの消費者がオンラインでのショッピングを好むようになりました。
このことは、小売業や電子商取引にとって、DXの推進を促進しています。そのため、企業が生き残るには、オンライン販売の強化やモバイルアプリ開発に力を入れる必要があります。
その他、消費者行動の変化による以下のような需要の増加も、DX推進に関係しています。
●キャッシュレス決済
●ソーシャルメディアの普及によるインフルエンサーマーケティング
●テレワークの増加によるクラウドサービス など
【IT人材の不足】
IT技術は急速に進歩しており、新しいテクノロジーやプログラミング言語が続々と出現しています。この変化に追いつくためには、IT人材の育成やスキルの更新が必要です。
しかしながら、教育機関がテクノロジーの急速な進化に対応できていない場合があり、その結果、新しい技術に対応できるスキルを持つ人材が不足しています。
IT人材の不足に対処するため、一部の企業では外部のIT専門家を活用し、社内のノウハウを積み上げる戦略を取っています。
【既存システムの老朽化】
長年にわたり企業で使用されているコンピュータ機器やソフトウェアは、経年劣化によりパフォーマンスの低下や使い勝手の悪化、セキュリティの脆弱性、高い運用コストなどの問題を引き起こします。
経済産業省の「DXレポート」によれば、既存システムの老朽化が2025年までに解消されない場合、年間12兆円もの損失になると指摘されています。
そのため、新しいテクノロジーを活用し、競争力を保持し、イノベーションを促進するために、既存システムの更新は不可欠でしょう。
ペーパーレス化がもたらす効果
ペーパーレス化により、企業には以下のような6つの効果が期待できます。それぞれ紹介します。
【コスト削減】
ペーパーレス化を進めることで、書類の印刷、保管、配布にかかるコストを削減できます。
例えば、これまでの契約書の印刷、発送作業、連絡書を社員全員の机を回って1枚ずつ配り歩いたり、大量の資料をファイリングしてキャビネットに保管したりしていた手間や費用が、ペーパーレス化で不要になります。
【業務効率化】
デジタル文書は、チャットツールやメールを介して容易に社内・社外へ共有できます。チームメンバーはリアルタイムで文書を閲覧し、共同作業を効果的におこなえます。
また、データ入力のミスや書き間違いを減少させることも可能です。データは一度入力されれば、自動的に他の部分にも反映され、整合性が保たれます。
このように、紙文書よりもデジタル文書のほうが、情報の扱いや管理の面で効率的です。
【柔軟な働き方への対応】
ペーパーレス化により、情報はクラウドストレージや共有プラットフォームで利用可能です。従業員はパソコンやスマートフォンを使えば、どこからでも必要な情報にアクセスできます。
これにより、外出先や在宅での勤務が容易になり、柔軟な勤務時間やフレキシブルな業務形態の導入が可能となります。
そのため、出社や通勤時間に縛られません。ストレスが減り、体調や家庭の状況にも合わせて働きやすくなるので、離職の防止にもつながるでしょう。
【セキュリティ対策】
ペーパーレス化がもたらす効果には、セキュリティの向上も挙げられます。
デジタル文書は、データの暗号化やアクセス制御、多要素認証が可能です。これにより、機密情報の漏えいリスクを低減できます。
万が一不正アクセスや事故が発生した場合でも、誰が、いつ、どのデータにアクセスし、変更したかの詳細な記録が取れ、迅速な対応や調査が可能となります。
【BCP対策】
ペーパーレス化は、災害や危機が発生したときのBCP対策にもつながります。
紙文書は、火災や水濡れに対して脆弱で、損失のリスクが大きいです。一方、デジタルデータは定期的にバックアップされるので、重要書類も失わず復旧にも時間がかかりません。
さらに、デジタルデータはリアルタイムでの更新・共有が可能です。これは、危機管理や緊急対応において非常に有効です。
【SDGsの取り組み】
ペーパーレス化は、持続可能な開発目標（Sustainable Development Goals, SDGs）への取り組みとしても位置づけられます。
紙の使用を減少させることは、森林資源の保護や環境への負荷軽減につながります。
また、デジタルデータを活用することで、海外との情報共有が容易になり、グローバルな協力の推進にも寄与します。
DX・ペーパーレス化を推進する際の注意点
DX・ペーパーレス化は、以下の3点に注意しながら推進することで、成功につながりやすくなります。
【全社的な意識改革をおこなう】
DXとペーパーレス化は、社内全体での取り組みです。会社の上層部から一般従業員まで、実現に向けて意識を変える必要があります。
そのため、異なる部門間での協力が不可欠です。システム、プロセス、データ統合には、部門横断的なチームやプロジェクトマネジメントの導入が役立ちます。
そして、トップリーダーからの強力なサポートも大切です。経営陣はDXとペーパーレス化の重要性を明確にし、変革のビジョンを示すことが求められます。率先して情報を共有し、従業員からのフィードバックを活かすことも成功の鍵となります。
【IT人材を育成する】
DX・ペーパーレス化をスムーズに進めるために、IT人材の育成が不可欠です。IT人材には、IT技術・知識の他に、問題をわかりやすく説明し、関係者と協力してプロジェクトを進めるコミュニケーション能力も求められます。
IT人材を育成には、トレーニングプログラムや研修、実務経験の提供、また資格取得の支援などが役立ちます。
従業員がITスキルを向上させるために必要なリソースを提供し、企業全体でのDXを成功させる力を養いましょう。
【段階的に進める】
DXやペーパーレス化を一気に進めるのではなく、段階的に取り組むことが大切です。突然の変化は、従業員の混乱を招き、ミスを引き起こすリスクが高まります。
まずは、現状の分析と目標設定をおこない、自社に最適なツールやシステムを選定しましょう。
従業員へのトレーニングをおこない、新しいシステムの使用方法を理解することが重要です。実施段階に入った後も、現場の意見や要望を収集し、プロセスを改善し続けることが大切です。
まとめ
DXの推進は現代の企業にとって不可欠な要素となっており、その一歩としてペーパーレス化の重要性が高まっています。
ペーパーレス化はDXの入り口とも言え、実際にペーパーレス化を進めようと考える企業は多いです。
ただし、導入や活用の方法は企業ごとに異なる課題を持っているため、状況を確認し、自社に適した方法でペーパーレス化に取り組みましょう。
