効率的なオフィスの書類整理

企業オフィスのデスク周りは、書類整理がしっかりされていないと、業務効率の低下につながるデメリットが潜んでいます。

また、仕事で使う資料や契約書といった様々な紙文書は、保管期間などのルールが決まっているものもあり、きちんと管理する必要があります。

そこで、オフィスでの書類整理のコツについて、効率的な書類の整理収納や保管方法を、わかりやすく解説します。

書類は次の5つのポイントをおさえて整理・保管するのがおすすめです。それぞれ説明します。

【書類を分類する】

まずは、整理したい書類を次の4つに分類します。分類する基準をはっきりさせてから行うのがポイントです。

＜社内で共有する書類＞

業界関連の記事や資料など、社内に共有すると業務の質や効率が上がる可能性のあるもの。

＜保管期間のある書類＞

法律で保管義務が決まっている書類を誤って廃棄しないよう、しっかり分類します。例えば、株主総会議事録、源泉徴収関係書類、労働者名簿などがあります。

＜一時保管する書類＞

進行中のプロジェクト関連の資料など、業務に関係する個人的なメモなど、一時的に必要な書類です。こちらは、不要になったら溜めておかずに処分しましょう。

＜処分する書類＞

すでに電子化済みの書類や、説明書など検索すればネット上で見られる書類、チラシなどは不要なので、処分に分類します。

【収納場所を決める】

書類を保管する場所を決めておくと、見つけやすくなり整理整頓もできます。使う頻度に応じて場所を決めると便利です。

よく使う書類は、出し入れしやすい場所にあるキャビネットなどに収納します。

めったに使わない書類は、書庫や資料室へ保管するのがおすすめです。見つけやすくするために日付や番号シールを貼り、新しい順などに整理しておきます。

重要な書類は、劣化しないよう直射日光が当たらず、温度・湿度の変化が少ない場所に保管することをおすすめします。

【ファイルに見出しや通し番号をつける】

書類入りのすべてのファイルには、必ず見出しや通し番号をつけ、番号順に収納します。このルールを破らないよう、社内全体に周知しましょう。

プロジェクトごと、案件の進行度ごとに分けるなど、どこに何があるのかすぐに把握できるようにしましょう。

必要な書類の場所が一目で見てわかるようにしておくと、業務効率が確実に上がります。書類の有無もすぐにわかり、誰かが持ち出したことに気づかずに探し続けるといった時間のロスを防げます。

【元の場所に戻す仕組みをつくる】

様々な人が見る書類は、元の場所に戻すような仕組みを作っておくと、紛失を防げます。例えば、以下のような方法があります。
　　●ファイルに通し番号をつける
　　●持ち出し人のネームプレートをファイルのあった場所に置く
面倒でも、戻すルールを習慣にしましょう。特に、機密情報など、重要書類がある場合は、戻す仕組みづくりが大切です。

【不要な書類は処分する】

もう使わない書類は、すぐに処分することを習慣化しましょう。個人情報や機密情報など、流出NGの情報が書いてある書類は、シュレッダーにかけてから捨てます。

書類の処分をすぐに行うと、情報漏えい防止になります。収納スペースも空き、物を探す時間も減らせて効率化にもつながります。

オフィスにある書類は、紙のままor電子データやスキャンデータのどちらかで保管することになります。電子データなら保管スペースも必要なく、利便性が高いです。

ただ、電子データ化が完了するまでは、紙で保管しなければなりません。紙で保管する帳簿などの書類のデータ化は、電子帳簿保存法の確認作業も発生します。そのため、書類の効率的な保管もポイントです。

そこで、書類保管に便利なサービスを紹介します。

【書類保管サービス】

書類保管サービスでは、書類を郵送するだけで専用の倉庫に保管してもらえます。箱1つあたり月100円など、料金も手軽です。個人ではなく、会社で利用できるサービスが多いです。

書類が必要になったら、公式サイトから申し込むと書類を送ってもらえます。社内に書類を置く場所がない場合などに役立つサービスです。

【電子化サービス】

デスクなどに積まれた、紙での保管が不要の書類は、すべて電子データ化するのがおすすめです。

電子化のメリットは、保管の場所を取らない他、書類の内容を検索ですぐに見つけられる、簡単に共有できるなど、業務の効率アップにつながるものが多くあります。

電子化を効率的に行うには、文字認識の精度が高い「AI-OCR」がおすすめです。

手書き文字も高精度で読み取れる、テンプレートが用意されているなど、様々な機能がついたAI-OCRがあります。自社に合ったAI-OCRを選ぶことが重要です。

書類の整理に便利な、3つのグッズを紹介します。適宜活用して、効率的に進めてみてください。

【クリアファイル】

ジャンルごとの書類の保管に便利なのがクリアファイルです。例えば、契約書を顧客ごとにクリアファイルに分けておくと、必要なときすぐに取り出せます。

書類の量が多いときは、穴を開けられる書類やファイルをまとめてしっかり固定できるリングファイルがおすすめです。穴開け不可の場合は、書類を本のようにまとめられるファイルホルダーが便利です。

領収書などの細々した書類は、ジャンルごとに封筒に入れ、封筒ごとクリアファイルに入れると保管しやすくなります。

【ファイルボックス】

ジャンルごとに細かく分けた書類入りのクリアファイルを、さらに広いジャンルで分けて、ファイルボックスに入れましょう。すると、縦に置いて収納できるため、クリアファイルがバラバラにならず、わかりやすく整理できます。

例えば、顧客ごとに分けた契約書は「契約書」というくくりのシールを貼ったファイルボックスに保管するのがおすすめです。どの分野の書類が入っているか、一目でわかるラベリングをつけましょう。

【インデックス】

クリアファイルやファイルボックスにインデックス（見出し）をつけると、素早く書類を探せるようになります。

顧客の名前など、入っている書類の内容をインデックスシールに書いて貼ります。色つきのカラーインデックスなら、より探しやすいでしょう。

オフィスでの書類整理について、効率的な書類の保管方法を紹介しました。

書類が乱雑になると作業効率が悪化するため、整理整頓が重要です。不要なものはすぐ廃棄し、収納場所を決めるなどのルールを作ることで管理がしやすくなります。

また、書類の種類によって保管期間が異なるため、分類して適切に保管しましょう。