デジタル社会で必要不可欠な書類の電子化とは

書類の電子化は、ペーパーレス化やリモートワークの需要が高まっている今、企業にとって業務効率化など多くのメリットがあるため注目されています。

そんな書類の電子化には、システム導入に時間がかかる点や、電子化に関連する法的な注意点など、知っておくべきことがあります。

この記事では、書類を電子化する注意点やメリット・デメリット、電子化の手順をご紹介します。

書類の電子化とは、従来の紙の文書や資料をスキャナやカメラなどを使用して、パソコンなどで扱える電子フォーマット（PDF、JPEGなど）に変換することです。

紙のコストカットなどのために行われるペーパーレス化も、電子化と同じ意味です。

たとえば、請求書や契約書、資料、新聞、書籍といった紙媒体の電子化があります。

【デジタル化との違い】

デジタル化とは、電子化したものをデジタル環境化において、効率的な運用を可能にするための総合的なアプローチです。

データを活用した意思決定や企業全体のDXなど、企業の競争力を上げるための戦略の一部になります。

つまり、電子化はデジタル化の一部であり、デジタル化はさらに広い範囲を指します。業務の負担が軽くなるなどの変化がなければ、それは電子化であり、デジタル化とは言えません。

デジタル化の例

●業務の自動化
●データのリアルタイムな収集と分析
●クラウドコンピューティングの活用
●IoTデバイスの導入

書類の電子化には、次の法律が関わってきます。企業がデータを取り扱う際には、該当する法律や規制を遵守することが重要です。それぞれ解説します。

【e-文書法とは】

e-文書法は、電子文書や電子データの取り扱いに関する、2005年4月1日に施行された次の2つの法律を指す用語です。

●民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
●民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

主に、電子文書やデジタルデータの保存、送信、証拠能力、プライバシー保護、セキュリティなどに関する内容を指します。

e-文書法の主な目的は、電子データに対する信頼性や法的効力を確立し、デジタル環境におけるビジネスプロセスや法的取引を促進することです。

e-文書法の対象は、商法・証券取引法など複数の省庁が管轄する約250の法律により管理されている書類です。

このe-文書法によって、契約書・帳簿・資料など、企業で使用される多くの書類が電子保存できるようになりました。

電子保存の際は、以下の要件に準拠する必要があります。

見読性：電子化された書類が、パソコンなどの画面できちんと読める
完全性：電子データの紛失や改ざん防止のため、消去・変更などの履歴を確認できる
機密性：データにアクセスできる人を限定しており、アクセス者を特定できる
検索性：必要なデータをいつでも検索して明瞭な状態で速やかに出力できる

【電子帳簿保存法とは】

電子帳簿保存法は、会計帳簿や国税関係の書類の電子データ保存を認める法律です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

この法律は、電子帳簿を扱う際のルールと規制を設けるため、1998年に施行されました。その後、e-文書法が施行され、書類の作成段階から電子化を認める内容に、紙文書をスキャンしてデータ化する電子保存についての規定が加わりました。

主に、電子帳簿の有効性、データの保存期間、電子署名、データのセキュリティ、監査とアクセスについて定められています。

電子帳簿保存法では、以下の保存形態によって取り扱いが異なります。

電子帳簿等保存：データとして作成した書類の保存
スキャナ保存：紙で受領・発行した書類をスキャンして保存
電子取引：メールなど電子で受け取った情報の保存

書類を電子化する際に得られるメリットには、以下のようなものがあります。

【紙の印刷・保管コストの削減】

書類を紙で印刷するためには、用紙、インク、トナーカートリッジ、印刷機器の維持など、多くのコストがかかります。特に大量の文書を印刷する場合、これらのコストは相当なものになります。

また、紙の書類は適切なファイリングシステムで保管する必要があり、ファイリングキャビネットや棚、倉庫などのスペースが必要です。さらに、保管期間にわたって保守と管理にかかるコストも必要となります。

一方、電子化された書類はデジタルストレージに格納されるので、物理的なスペースが不要です。そのため、オフィスの賃料や紙の印刷・保管コストを削減できます。

【業務の効率化】

電子文書は簡単に共有でき、複数のユーザーが同時にアクセスできます。チームメンバーや関係者との情報共有や協力がしやすく、プロジェクトをスムーズに進行できます。

また、電子文書はワークフローシステムと統合でき、自動化されたプロセスの構築に適しているでしょう。たとえば、承認ワークフローや通知を電子文書に組み込むことで、業務プロセスを効率化できます。

電子化した書類は、バージョン管理も簡単です。文書の変更履歴を記録し、以前のバージョンに簡単に戻すことができます。これにより、誤った変更を防ぎ、文書の正確性を保ちます。

このように、書類の電子化による多くのメリットが業務効率を上げ、生産性が向上すると同時に、ヒューマンエラーも減少させることができます。

【検索性の向上】

電子文書はテキストデータとして保存されるため、特定のキーワードで文書内を簡単に検索できます。全文検索では、大量の書類の中から欲しい情報を見つけることができます。

複数の条件を組み合わせた検索も可能です。たとえば、特定のキーワードを含み、特定の日付範囲内に作成された書類を検索するなど、高度なクエリを実行できます。

また、カテゴリやフォルダ分けもしやすく、関連する文書を整理して見つけやすくできます。

このように、検索性が上がることで、必要な情報を素早く見つけるための時間と労力を節約できるのです。

【書類の紛失・劣化の防止】

電子化された書類はデジタルフォーマットで保存され、簡単に複数のバックアップを取ることができます。これにより、紙の書類が紛失したり、物理的な損傷を受けたりするリスクを減らせるのです。

バックアップを異なる場所に保存すれば、データの安全性・永続性を確保できます。

また、紙の書類は時間とともに劣化する可能性があり、保管条件や取り扱いによっては劣化が進行し、情報が失われることがあります。

一方、電子文書は物理的な劣化の心配がなく、品質を保つことが可能です。火災や洪水といった自然災害にも影響を受けません。

【リモートワークへの対応】

電子文書はオンラインストレージやクラウドサービスを介してリモートからアクセスできるため、在宅勤務や出張中でも、必要な文書にアクセスできます。

また、電子文書は共同作業やリアルタイムのコラボレーションをサポートします。リモートワーカー同士が文書を共有し、同時に編集・コメントできるため、チーム間のコミュニケーションが円滑に進むでしょう。

災害や非常事態などでオフィスに行けない場合でも、安全な場所から業務を継続できるため、BCP（事業継続計画）の一環としても役立ちます。

これらのメリットにより、企業はリモートワークの導入や運用をスムーズに行い、柔軟な働き方をサポートできます。特に、近年のテレワークの普及において、書類の電子化は不可欠となっています。

書類の電子化に取り組む際には、考慮すべき点もあります。十分な計画、リソース、および対策を導入し、以下のデメリットを最小限に抑える備えが必要です。

【視認性が低下する恐れがある】

電子化によって、手書きの文字や図面、カラーコード、特定のフォントなど、紙文書のフォーマットがデジタルフォーマットに適切に変換されず、視覚的な情報が正確に再現されないことがあります。

また、ディスプレイの解像度やサイズによっても、視認性が変わることがあります。特に、スマートフォンの場合、ズームで見る手間が発生しやすいです。そのため、大きな図面などは紙でも保管しておくのがおすすめです。

【業務フローの変更が必要】

書類の電子化に伴い、新しいツールやシステムの導入、デジタルワークフローの設計、トレーニングなど、業務フローの変更が必要となります。

たとえば、電子文書の承認プロセスや共有方法、バージョン管理などの追加・変更です。

長い目で見ると、電子化がうまくいくと業務効率化がアップします。ですが、変更後のやり方に従業員が慣れるまでの時間が必要なので、初めは生産性が下がる可能性があるでしょう。

【システム導入の手間と時間が掛かる】

電子化の導入には、適切なソフトウェアやハードウェアの選定、データの移行、セキュリティ対策、トレーニング、および導入後のサポートが必要です。

これらのプロセスは時間と労力を必要とし、コストもかかります。特に大規模な企業では、システムの導入が複雑で時間を要することがあります。

【システム障害のリスク】

電子データは、システム障害やサイバーセキュリティ攻撃のリスクにさらされています。

ハードウェアの故障、ソフトウェアのバグ、サーバーのダウン、マルウェアやハッキングなどの脅威がデジタルデータに影響を及ぼす可能性があります。

「中小企業だから狙われないだろう」は間違いです。攻撃者は中小企業も標的にしており、被害が後を絶ちません。

これらのリスクを軽減するには、強固なデータバックアップやセキュリティ対策が必須です。

以下のステップを順に進めることで、効果的な電子化を実現し、さまざまな利益を得やすくなります。

【ステップ1：電子化する目的を明確にする】

電子化プロジェクトを始める前に、目的を明確にしましょう。具体的な目的を持つことで、後のステップの方針を定めるのに役立ちます。

業務効率、コスト、収益、残業時間、リモートワークなど、さまざまな面からなぜ電子化が必要なのか、どのような利点を求めているのかをはっきりさせます。

【ステップ2：電子化する書類を決める】

電子化する書類を選定します。頻繁に使用する書類、機密性の高い書類、スキャンが容易な書類などが選定の候補となります。

他には、法的に保管が必要な書類、外出先で使うことが多い書類も考慮に入れ、どの書類から電子化に着手するのかも考えながら決めましょう。

【ステップ3：ツールやシステムを選定する】

選定された書類を電子化するために必要なツールやシステムを選びます。主な選択肢として、スキャナ、デジタル文書管理システム、OCR（光学文字認識）ソフトウェアが挙げられます。

選定の際には、予算や必要な機能、業務効率化の度合い、使いやすさ、セキュリティ要件、拡張性などを考慮しましょう。

【ステップ4：データの保管方法を決める】

電子化したデータをどのように保管するかを決定します。クラウドベースのストレージ、オンプレミスのサーバー、ハイブリッドクラウドなど、適切な保管方法を選択します。

以下のような、書類の具体的な保管方法についても決めておきます。
●PDF、JPEG、PNGなどのファイル形式
●ファイル名の付け方のルール
●書類のサイズ
●文字を抽出してテキストデータ化するOCR処理の有無
●解像度（推奨は200～400dpi）
●保存先のフォルダのルール

【ステップ5：運用を開始する】

いよいよ、電子化の作業をスタートします。書類をスキャンし、デジタル形式に変換しましょう。デジタル文書管理システムも導入し、データを整理・分類し、アクセス権を設定します。

従業員にはトレーニングを提供し、新しいワークフローを導入します。運用開始後も効果的な管理と監視を行い、必要に応じて修正や改善をおこないしょう。

書類を電子化するメリット・デメリットや導入について詳しく解説しました。

電子化には、コストやスペースの削減、業務効率の向上、情報の紛失防止などのメリット。一方、導入初期のコストやセキュリティ対策、新しいワークフローへの適応などのデメリットを考慮する必要があります。

デジタル社会での競争を勝ち抜くためには、電子化は不可欠です。新しいシステムやワークフローに最初は戸惑うかもしれませんが、中長期的には多くの利益が期待できるので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。