データ入力業務を自動化して業務効率アップ

パソコンに数字や文字などの情報を打ち込むデータ入力業務は、さまざまな業種で行われています。

このデータ入力業務を自動化することは、企業が業務プロセスをより効率的に改善し、人的ミスを減らし、競争力を高めるために重要なステップです。

自動化する際は、自社に最適なツールやサービスを選定し、継続的な改善を図ることが成功の鍵です。

そこでこの記事では、データ入力業務を自動化する方法4選と、知っておくべきメリットやポイントを解説します。

多くの業界で見られるアナログでのデータ入力には、以下のような課題が存在しています。

【処理能力に個人差がある】

人によってタイピングスキルや注意力と集中力、データへの理解力、システムの操作能力、経験などが異なるため、作業スピードに差が生じ、負担にもばらつきがでます。

処理スピードの速いスタッフが休んでしまうと、業務が遅れる可能性もあります。

【時間がかかり効率が悪い】

手作業でのデータ入力は時間がかかり、単調で誤りが生じやすいです。これにより生産性が低下し、従業員のモチベーションにも悪影響を及ぼす可能性があります。

特に、大量のデータの手動入力は業務プロセスの効率を著しく低下させ、迅速な意思決定が難しくなります。

【ヒューマンエラーが起きやすい】

手作業のデータ入力では、タイプミスや誤った情報の入力が発生しやすいです。ヒトが行う作業はその日の体調や環境にも左右されるため、ミスは一定の割合で確実に起きてしまいます。

入力ミスの修正には手間がかかり、ミスに気づけない場合、他の業務に悪影響を及ぼす可能性があります。

ITシステムを活用したデータ入力の自動化は、企業にとって以下の3つのメリットがあります。

【工数削減による生産性の向上】

自動化により、パソコンへの文字や数字の入力など、繰り返しの単純なタスクを削減できます。

これにより、従業員がデータ入力に費やす時間を削減し、より創造的かつ戦略的で価値のある業務に集中できるのです。

結果として、リソースの最適利用が可能となり、全体の生産性を向上させることができます。

【ヒューマンエラーの防止】

ヒトは長時間の作業や繰り返し作業において、疲れや飽きが生じ、ミスが発生しやすくなります。

一方、自動化されたデータ入力システムはプログラムに基づいて作業を行うため、一貫して高い精度を維持できます。

エラーが発生した場合でも、即座に感知し、例外処理を迅速かつ正確に行うことができます。これにより、完成度の高い作業が実現し、顧客満足度も向上できるでしょう。

【処理効率の向上】

自動化されたデータ入力システムは高速で、時間を気にせずに24時間作業を行います。これにより、手動で行うよりもはるかにスピーディーかつ効率的にデータを処理できます。

作業量が急増した場合でも、自動化システムは柔軟な対応が可能です。大量のデータでも、一貫して高い処理速度を維持できます。

データ入力業務を自動化するには、以下のツールの利用がおすすめです。それぞれ紹介します。

【RPA】

RPA（Robotic Process Automation）は、ヒトが行う作業を模倣するソフトウェアロボットを使用してビジネスプロセスを自動化する技術です。

例えば、ユーザーが画面上でボタンをクリックしたり、データを入力したりする作業も、RPAが自動的に行います。

RPAは、異なるアプリケーションやシステム間でデータをやり取りすることも可能です。これにより、データ入力が複数のプラットフォームやソフトウェアで行われている場合でも、一元的に管理できるメリットがあります。

【AI-OCR】

AI-OCRは、人工知能（AI）と光学文字認識（OCR）技術を組み合わせたものです。これは、画像や文書に含まれるテキストを自動的に認識し、データ入力業務を効率的に自動化するための技術です。

AI-OCRでは、画像やスキャンされた文書に含まれるテキストを抽出し、デジタル形式に変換します。これにより、手書きや印刷された文字をヒトの目で確認しながら手入力する必要がなくなり、機械による認識とデジタルデータとして取り込みが可能となります。

【Excelのマクロ】

xcelのマクロは、Excelソフトウェア内で記録および実行できる自動化された一連の操作のことです。これにより、特定の作業を手動で繰り返す必要がなくなり、効率が上がります。

Excelのマクロで、ユーザーが行った一連の操作を記録して再生することが可能です。例えば、セルの選択、データ挿入、計算の実行などの作業を記録し、同じ操作を再生できます。データ入力のような単純作業の自動化に向いています。

【Webスクレイピング】

Webスクレイピングは、Webサイトからデータを抽出する自動化プロセスです。

データ入力の自動化のためにWebスクレイピングを使うと、手動で情報を収集する手間を省き、大量のデータを迅速かつ効率的に取得できます。

大量のデータを短時間で収集できるため、市場調査、競合分析、価格比較など、様々な分野で活用されています。

データ入力業務の自動化を成功させるためには、以下の4つの重要なポイントを押さえることが不可欠です。これらのポイントを理解して使うことで、作業をスムーズかつ効果的に自動化することができます。

【自動化の対象となる業務を明確にする】

自動化したい対象業務を十分に理解し、どの部分が日常的で、機械的に処理できるかを把握しましょう。これにより、効果的かつ効率的な自動化が可能となります。

自動化する業務は、再現性が高く、一貫して同じ手順で実行できるものを選ぶのがおすすめです。状況により変動が激しい業務は、自動化が難しい場合があるので注意してください。

【適切なツールを選定する】

自社に適したツールの選定も、業務の効率化に欠かせません。以下のようなポイントをチェックしてみてください。

●業務の要件に合致しているか
●使いやすさ
●設定の柔軟性
●既存システムとの統合性
●セキュリティの高さ
●導入コストやランニングコスト
●トレーニングやサポートの有無、その内容

【自動化の効果測定をおこなう】

自動化を導入する前と後で、業務処理時間やエラー率などを比較しましょう。作業の効率がどの程度向上したかを定量的に把握できます。

他には、コストの削減率やエラーの発生頻度、品質向上の度合いなども測定の対象に含めると良いでしょう。これらの指標を総合的に分析することで、自動化の具体的な効果を把握できます。

【現場の理解を得る】

現場の理解を得ることで、システム導入の段階からユーザーの期待やニーズを踏まえた形で進めることができます。これにより、システムが実際の作業環境にフィットし、使う人が受け入れやすくなります。

例えば、現場の担当者が抱えている課題や不満を直接ヒアリングしましょう。具体的な問題点を把握し、それに対する解決策を見つけることで、理解を得やすくなります。

データ入力の自動化は、手入力で行われる作業をデジタルツールやAIを活用して自動処理する手法です。

これにより、かつては時間とコストがかかっていた作業が効率的になり、企業に大きなメリットをもたらします。

市場にはさまざまな自動化ツールがあり、それぞれ特定の作業に最適化されています。そのため、自社のニーズに合わせて適切なツールを選ぶことが、自動化を成功させるために重要です。