業務効率化ツールおすすめと選定ポイント

企業の業務効率化を図るために、さまざまなツールが開発・提供されています。
しかし、数多くのツールの中から最適なものを選び出すことは簡単ではありません。

この記事では、業務効率化に役立つツールのメリット、選定ポイントについて解説します。効率的な業務遂行を目指す企業や個人にとって、参考になる内容です。

業務効率化ツールは、ビジネスプロセスを効率化し、生産性を向上させるためのソフトウェアやアプリケーションです。

これらのツールは、自動化やデジタル化、情報共有、タスク管理などの機能を備え、従来の手作業や煩雑なプロセスを効率化します。

例えば、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを使えば、タスクの割り当てや進捗の追跡が簡単になり、チーム間の調整をスムーズにします。

また、ワークフロー自動化ツールやRPA（Robotic Process Automation）は、ルーチン業務を自動化することで人的エラーを減らし、作業時間の節約が可能です。

これらのツールは、さまざまな業種や部門で導入されており、生産性の向上と競争力の強化に貢献しています。

企業の業務効率化ツールを導入には、次の4つのメリットがあります。

【コスト削減】

業務効率化ツールを導入することで、人件費の削減が期待できます。自動化された業務により、従業員の繰り返し作業や手作業が減少し、人件費の削減につながるのです。

さらに、業務プロセスの効率化により、時間やリソースの節約が可能となり、運用コストも減らせます。

また、自動化により人為的なミスが減少するため、エラーによる損失の軽減も期待できます。これにより、コストやリスクの削減が可能になるのです。

【生産性の向上】

業務効率化ツールを利用することで、タスクの自動化が実現し、従業員の生産性が向上します。ルーチン業務を自動化することで、従業員は時間と労力を節約し、より生産的な活動への注力が可能です。

また、リアルタイムでの情報共有が可能になることで、チーム全体が同じ情報にアクセスでき、情報共有や協力がスムーズになります。

【ヒューマンエラーの防止】

自動化された業務は、人為的なエラーの可能性を低下させ、作業の一貫性と精度を向上します。

また、数値計算やデータ処理を自動化することで、計算ミスやデータ入力の誤りを防止し、より正確な結果を得られるでしょう。

【人材不足の解消】

人材不足への対処にも、業務効率化ツールは役立ちます。業務の自動化により、限られた人員でも多くの業務を処理できるため、人材不足による負荷の軽減が可能です。

また、人手不足が引き起こす疲労やストレスが原因のヒューマンエラーの発生も防げるでしょう。

業務効率化ツールは、主に次のような種類があります。自社に必要なツールを見極めてみてください。

【コミュニケーションツール】

コミュニケーションツールは、チームや組織内でのコミュニケーションを円滑にするためのソフトウェアです。これには、ビジネスチャットツールやビデオ会議ツールなどがあります。

これらのツールを使用することで、チームメンバーはリアルタイムでのコミュニケーションや情報共有を行えます。メールなどの非同期コミュニケーションと比べると、スピーディーな情報共有や意思疎通が実現します。

チームメンバーが地理的に離れていても、このツールを使用することで、場所や時間の制約を超えてのやり取りが可能です。

【タスク・プロジェクト管理ツール】

タスク・プロジェクト管理ツールは、タスクやプロジェクトの計画、追跡、管理を支援するソフトウェアです。

このツールを使用することで、プロジェクトの進行状況や担当者ごとのタスクが明確に可視化されます。これにより、チーム全員がプロジェクトの状況をリアルタイムに把握し、タスクの進捗を追跡できます。

【RPAツール】

RPAツールは、ルーチン業務や繰り返し作業を自動化し、人手による作業時間を大幅に削減します。これにより、従業員はより価値の高いタスクに時間を費やすことができ、生産性が向上します。

RPAツールは、24時間連続での作業が可能です。そのため、業務の迅速な処理や、タイムリーな対応を実行できます。

さまざまな業務やプロセスに適用できるため、業務の変化や成長に柔軟に対応できます。加えて、新たなプロセスやタスクを追加することも容易です。

【電子契約システム】

電子契約システムは、契約の作成、署名、管理をオンラインで行うソフトウェアです。従来の紙ベースの契約プロセスをデジタル化し、効率化と手続きの迅速化を実現します。

このシステムにより、物理的な書類の郵送や直接の面会が不要となるため、契約締結のプロセスが早くなります。そのため、取引先とのコミュニケーションや交渉がスムーズに進むでしょう。

さらに、データの暗号化やアクセス制御といったセキュリティ機能を備え、契約データの安全性が確保されます。また、電子署名法などの法的枠組みに準拠した電子署名機能により、契約書の法的信頼性を確保します。

【労務管理システム】

労務管理システムは、従業員の勤怠管理や給与計算、労働時間の管理を支援するシステムです。

このシステムを使用することで、従業員の出勤時間や休暇申請、残業時間などのデータを効率的に管理し、デジタル化されたデータの集計や分析が簡単になります。

また、労働法や労働規則に基づく勤務時間や休暇の管理を支援し、法定休日や時間外労働の管理、労働契約の遵守など、法的要件への適合を促進します。

自社に適したツール選びが非常に重要です。ここでは、厳選した業務効率化を促進する17ツールを紹介します。

【コミュニケーションツール】

■ChatWork

ChatWorkは、チャット、タスク管理、ファイル共有、ビデオ会議など、さまざまなコラボレーション機能を1つのプラットフォームで提供しています。

直感的で使いやすいインターフェースを提供しており、新しいユーザーでも簡単に導入しやすいです。メッセージのやり取りやファイルの共有など、必要な機能に素早くアクセスできます。

タスク管理機能が統合されており、チームメンバーはタスクを作成し、割り当て、優先順位付け、期限設定ができます。これにより、作業の進捗状況をリアルタイムで把握し、効率的なタスク管理が可能です。
〚ChatWork〛

■Slack

チャンネルを中心にしたコミュニケーションプラットフォームです。さまざまな目的やプロジェクトごとにチャンネルを作成してチームのコミュニケーションを効率化します。これにより、メッセージが適切な場所に整理され、情報が迷子にならずに管理可能です。

Slackはさまざまなアプリやサービスとの連携が可能です。そのため、チームは1つのプラットフォーム上で作業を効率化し、情報の共有やアクセスをスムーズに行えます。
〚Slack〛

■Microsoft Teams

チャット、ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理などの機能を統合したオールインワンのコラボレーションプラットフォームです。チームメンバーは1つのアプリ内でさまざまな作業を効率的に行えます。

大企業、一般法人だけでなく、家庭や教育機関でも使え、それぞれに向けた活用方法が公式サイトで紹介されています。

Microsoft 365に統合されており、Outlook、OneDriveなどのアプリケーションとシームレスに連携します。これにより、チームは簡単にファイルを共有し、メールやカレンダーを活用したコミュニケーションが可能です。
〚Microsoft Teams〛

■Zoom

Web会議ツールのZoomは高品質なビデオ通話を提供し、ユーザーがリアルタイムで顔を見ながらコミュニケーションを行うことができます。招待リンクや会議IDを共有するだけで簡単に参加可能です。ビデオの解像度や音声のクリアさが高品質で、会議やミーティングでのコミュニケーションを円滑にします。

AI を駆使したオールインワンのコラボレーションプラットフォームAI ツール「Zoom Workplace」では、簡単かつシームレスに連携し、コミュニケーションの合理化に役立ちます。
〚Zoom〛

■Google Meet

Googleが提供するビデオチャットツールです。Google Workspace（以前のG Suite）の一部として提供されており、Googleカレンダーとのシームレスな連携を実現しています。

これにより、ミーティングを簡単にスケジュールし、参加者を招待できます。
〚Google Meet〛

【タスク・プロジェクト管理ツール】

■Backlog

チームの業務を見える化してタスク漏れやスケジュールの遅延を防ぐ、プロジェクト管理・タスク管理ツールです。タスクの作成、割り当て、進捗管理、期限設定などのプロジェクト管理機能を豊富に備えています。チーム全体の作業を統合し、効率的なプロジェクト進行を可能にします。

サービス継続率は98.8%と高く、ChatworkやSlackなど外部サービスとの連携も可能です。
〚Backlog〛

■Trello

タスク、チームメイト、ツールのすべてをまとめられる、生産性向上のためのツールです。ボード、リスト、カードの形式でタスクを管理する直感的なインターフェースを提供しています。ボード上にカスタマイズ可能なリストを配置し、カードを移動してタスクの進捗状況を視覚的に把握できます。

サードパーティーアプリやツールとの統合も可能で、作業を効率化できます。
〚Trello〛

■Asana

タスク、プロジェクト、サブタスクを柔軟に管理できるプロジェクト管理ツールです。タスクやプロジェクトをカスタムフィールドやタグでカスタマイズし、チームのニーズに合わせたプロジェクト管理を実現します。

カレンダービューやガントチャートなどの表示形式を活用して、タスクの期限や依存関係を管理し、プロジェクトの進行状況を確認できます。

さまざまなツールやアプリとの統合機能もあり、Slack、Googleドライブなどとの連携で、Asana内での作業を効率化し、生産性がアップします。
〚Asana〛

【RPAツール】

■WinActor

NTTグループで開発された、業務効率を支援するソフトウェア型ロボットです。専門的なプログラミング知識がなくても、直感的な操作で自動化スクリプトを作成できます。フローチャートのようなインターフェースを通じて、業務プロセスを簡単に自動化できます。

WinActorの概要や導入事例・デモ動画が公式サイトで公開されているので、チェックしてみてください。
詳細はこちら〚WinActor〛

■BizRobo!

日本のビジネス環境や法制度に特化したRPAツールです。日本語環境に対応し、国内の業務プロセスやシステムに最適化されています。利用継続率は99.3％となっています。

視覚的にロボットを作成できる独自インターフェースで、プログラミング知識がなくてもロボットを作成可能です。
〚BizRobo!〛

■batton

AI搭載により、社内全体を効率化できるRPAです。AIによって、1台のPCで学んだ業務効率化の作業を、違うPCで再現可能です。

日本で一番シンプルかつ簡単に使えるRPAを目指しており、IT知識がなくても誰でも使えるよう、必要なのはキーボード操作だけというスマートフォンのようなUIです。専任のサポートもあり、導入・定着・目標達成に向けたフェーズまで支援してもらえます。
〚batton〛

【電子契約システム】

■クラウドサイン

紙と印鑑を「クラウド」に置き換え、契約作業をオンラインだけで完結させるクラウド型電子契約サービスです。導入率No.1で、数多くの大企業や官公庁も利用しています。

弁護士がサービス全体を監修し、事業者署名型電子契約サービスとして初めて法務省・デジタル庁に認められています。

各社の課題に合わせた導入・運用支援サポートも行っています。
〚クラウドサイン〛

■GMOサイン

350万社以上が導入する、国内シェアNo.1の電子契約サービス・電子印鑑です。

送信料が1件110円、他社のほぼ半額と比較的リーズナブルに使えます。電子帳簿保存法に準拠しており、当事者型電子署名の利⽤・併⽤も可能です。

業界に特化したサービスも行っており、不動産業界向け、人事部門向けなどから選べます。
〚GMOサイン〛

■freeeサイン

会計ソフトのfreeeによる統合型法務サービスです。ひな形やテンプレートによる文書作成、AIレビュー、文書管理など、契約にかかわる面倒な業務のサポートが豊富です。電子契約の締結前～締結後までの支援が手厚いです。

法務総務、営業、人事労務部門に特におすすめです。
〚freeeサイン〛

【労務管理システム】

■SmartHR

タレントマネジメントに特化したクラウド人事労務ソフトです。人事・労務業務の効率化と、人事データの一元管理が可能です。

年末調整や雇用契約、人事評価までをペーパーレス化し、大幅に工数を削減します。蓄積したデータは、タレントマネジメントや組織のパフォーマンスアップにも活用できます。

〚SmartHR〛

■ジョブカン労務HR

すべての従業員情報を一元管理し、バックオフィス業務を自動化・効率化するクラウドサービスです。従業員情報をクラウドで一元管理し、社会保険・労働保険の手続きは帳票作成から提出までサポートされます。

2023年ITトレンド年間ランキングで1位を獲得しています。
〚ジョブカン労務HR〛

■freee人事労務

複雑な労務事務を1つにまとめ、ミスゼロを目指し、作業時間を削減するソフトです。5日かかっていた業務を、1日に短縮可能です。

導入アドバイザリーやサポートデスク、習熟コンテンツによるサポートも豊富にあります。個人情報の扱いについての国際認証 TRUSTeを取得済みです。
〚freee人事労務〛

業務効率化ツールを選ぶ際は、次の4点をチェックしてください。

【サポート体制は整っているか】

ツールの導入や運用において問題が生じたときは、素早い適切なサポートが必要です。サポート体制が整っているかどうかの確認は、ベンダーが提供するサポートの品質や対応時間、問題解決のスピードなどをチェックしましょう。

また、利用中に疑問や問題が生じた場合の、利用者コミュニティやオンラインサポートの質も重要な判断基準です。

【自社の課題・目的に合った機能が備わっているか】

ツールが自社の課題や目的に適合しているか確認しましょう。業種や業態に応じた特定の機能が必要な場合、それらがツールに含まれているかチェックしてください。

さらに、ツールの柔軟性やカスタマイズ性も重要です。必要に応じてカスタマイズや拡張が可能かどうかを検討します。

【セキュリティは万全か】

ツールが取り扱うデータが機密情報や個人情報を含む場合、セキュリティの確保が非常に重要です。データの暗号化、アクセス制御、セキュリティポリシーの遵守など、適切なセキュリティ対策が取られているかを確認しましょう。

他にも、ツールが定期的なセキュリティアップデートや脆弱性対策を行っているかも重要です。

【使いやすいツールか】

ツールの操作がユーザーにとって簡単であることも重要なポイントです。直感的なインターフェースや、ユーザーフレンドリーな操作方法が提供されているかどうかをチェックします。

また、トレーニングやチュートリアルの提供があるかどうかも大切です。これにより、利用者がツールをストレスなく使用できるかどうか判断できます。

この記事では、おすすめの業務効率化ツールと選定する際のポイントについて解説しました。

選定したツールが組織のニーズに合致すれば、コスト削減、生産性の向上、ヒューマンエラーの防止、人材不足の解消など、多岐にわたるメリットをもたらすことができます。

業務効率化は、一朝一夕に達成されるものではありませんが、適切なツールを選択し適用することで、そのプロセスを大きく前進させることが可能です。ぜひ自社に最適なツールを見つけてください。