OCRとRPAの違いとは？連携で可能となる業務改善や活用事例も解説
OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）とRPA（Robotic Process Automation：業務の自動化）は、どちらも業務効率化やデジタル化において重要な役割を果たしますが、それぞれ異なる機能と特徴を持っています。
このOCRとRPAの連携によって、さらなる業務プロセスの効率化や精度向上、顧客サービスの改善といった、さまざまなメリットが得られます。
この記事では、OCRとRPAの違いを解説し、連携によって可能となる業務改善や活用事例について説明します。
OCRとRPAの違い
OCRとRPAそれぞれの技術は、以下のように異なるタイプの業務自動化に貢献します。
【OCRとは】
OCRは、画像や文書からテキストを読み取り、コンピュータが理解できる形式に変換する技術です。これは主に、画像からテキストデータを抽出する目的で使用されます。
例えば、スキャンされた書類や写真に含まれる文字をデジタルデータとして取り込む際の利用です。日本企業では、約40年前からOCR技術が導入されています。
さらに、人工知能（AI）を活用したAI-OCRでは文字認識の精度が向上し、手書き文字の読み取りも可能です。
【RPAとは】
RPAは、ルーチンな業務プロセスを自動化するための技術です。RPAはソフトウェアロボット（プログラム）によって実行され、ユーザーインターフェースを介してアプリケーションと対話しながら、タスクを実行します。
RPAを用いることで、人が行う反復的な作業やルーチンタスクを自動化し、効率化を図ることができます。
OCRとRPAの連携で可能となる業務改善
OCRとRPAの連携により、主に以下の4つの業務の改善につながります。
【経理業務の自動化】
RPAとOCRを組み合わせることで経理業務が自動化され、紙の請求書や領収書のデータを効率的に会計システムに入力できます。
これにより、月末や月初の負担が軽減し、業務効率が向上、ヒューマンエラーが減少します。
特に紙ベースの文書を多用する経理部門において、時間削減と作業の効率化が可能です。
【発注書・契約書の処理を自動化】
AI-OCRとRPAを活用して発注書や契約書の自動処理を行うことで、業務時間を短縮し、プロセスをスピードアップさせることができます。
これにより、受注から納品までのフローが効率化され、社員がより価値の高い作業に注力できるようになるでしょう。
結果として、企業の生産性と顧客満足度が向上し、業務効率の全体的な改善が促進されます。
【納品情報の自動照合】
受け取った納品書や送り状の情報をOCRで読み取り、RPAによってシステムに登録された注文情報と照合します。
照合の自動化により、注文と実際の納品との一致を簡単に確認でき、在庫管理や請求処理の精度が向上します。
【名刺管理・DM送信の自動化】
OCRを使用して名刺から情報を抽出し、RPAが顧客データベースへ情報を自動的に追加します。
また、RPAを使用して、特定の条件に基づいて顧客に自動的にDMやメールを送信することも可能です。
これにより、顧客情報の管理が効率化され、顧客とのコミュニケーションが強化されます。
OCRとRPAの活用事例
OCRとRPAの活用によって、業務の効率性や精度を上げ、企業全体の生産性アップなどを実現している例を紹介します。
【京葉銀行】
京葉銀行は2018年にWinActorを導入し、2021年3月時点で82の業務を自動化しています。2020年2月からは、紙の帳票情報をデジタルデータに変換するAI-OCRサービス「DX Suite」の利用を開始し、WinActorと連携。
この組み合わせにより、住宅ローン事前審査申込書のデジタル化、自動入力、各種照会業務の自動化を実現し、26,737時間の作業効率化を達成しました。
特に紙の文書が集中する住宅ローン取り扱い部署と取引照会部署において大きな負担軽減。
また、セキュリティ面にも配慮しつつ、フロント業務の負担を軽減し、営業力の強化を目指しています。
【三菱UFJニコス】
三菱UFJニコスは、デジタル技術を利用した業務効率化の一環として、紙帳票のデータ化にDX Suiteを導入。この導入は、クレジットカード申込書などの紙帳票を効率的にデータ化する必要性から始まりました。
導入後、約450時間/月、割合では約70%の業務効率化を実現し、業務プロセスの見直しにも成功しています。
【ジェイエーアメニティーハウス】
株式会社ジェイエーアメニティーハウスは、神奈川県で約20,000戸のJA組合員賃貸物件を管理しています。毎月350件の新規賃貸契約を含む大量の帳票処理には、従来大きなマンパワーが必要でした。
この問題を解決するため、NTT東日本と協力し、AI-OCRとRPAの導入トライアルを行い、1件あたり1分30秒以上かかっていた申込書投入の業務時間を半減させる成果を上げたのです。
読取精度は94.73％に達し、今後は業務選定とフロー改善を通じてさらなる時間短縮を目指しています。
まとめ
OCRとRPAの違いと連携で可能となる業務改善や活用事例をご紹介しました。
OCRとRPAの組み合わせは、紙のデータ化とルーチン作業の自動化を通じて、業務の大幅な効率化を実現します。
導入に際しては、読み取りの正確さ、セキュリティ、サポートの充実性と費用対効果を考慮することが必要です。
