デジタル化とは？メリット・デメリットや進め方を解説
現在、情報技術（IT）の進歩により、多くの分野でデジタル化が広く採用されており、ビジネス、通信、エンターテインメント、教育、医療など、さまざまな領域に影響を与えています。
企業にとってのデジタル化は、業務効率化や競争力向上、新たなビジネスモデルの創造など、多くのメリットをもたらすでしょう。一方で、セキュリティ対策などの課題にも対処する必要があります。
企業はテクノロジーの急速な進化に適応し、デジタル化戦略を適切に展開することが成功の鍵となります。
そこでこの記事では、デジタル化の概要とメリット・デメリット、進め方について解説します。
デジタル化とは
デジタル化という言葉の意味は、「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」の2つに分けられます。それぞれの意味を知っておきましょう。
【デジタイゼーション】
デジタイゼーション（Digitization）とは、アナログで行っている業務や紙の書類を電子化する作業のことです。
≪例≫
●書類のペーパーレス化
●ビデオ通話によるオンライン会議
●製造工程や業務の一部分にシステムを導入
デジタイゼーションをおこなうことで、業務の効率化につながります。
【デジタライゼーション】
デジタライゼーション（Digitalization）とは、デジタル化したデータを活用して、業務プロセスやワークフローを改善・変革し、生産性や価値を向上させるための戦略的な取り組みのことです。デジタイゼーションの次のステップにあたります。
≪例≫
●オンライン注文システムの導入
●AIによるモニタリング
●RPAツールの導入による業務の自動化
●作業現場のIoT化
上記のような、主にデジタルデータの分析、オートメーション、リモートアクセス、クラウドコンピューティング、IoTなどが含まれます。
DX（デジタルトランスフォーメーション）との違い
デジタル化とDXは同じ意味に誤解されることがありますが、それぞれ異なります。
DXとは、デジタライゼーションの次のステップとして、デジタル化を活用して競争力を高め、より利益を出すための取り組みを指します。デジタル技術を用いて、企業のビジネスモデルやプロセス、文化を根本的に変革するものです。単に情報を電子化するだけでなく、組織全体の戦略的な変革を意味します。
たとえば、スマートフォンの位置情報を利用したタクシーの配車アプリなど、DXはビジネスの運営方法、顧客サービス、製品提供、市場参入戦略など、あらゆる側面におよびます。
DX化を進めるには、まず業務やサービスの一部分のデジタル化を進める必要があるわけです。
デジタル化が求められている背景
企業にとってデジタル化が必要な理由には、以下のような事情が関係しています。
【2025年の崖】
「2025年の崖」とは、2018年に経済産業省が指摘したものです。
経済産業省の資料「DXレポート」によれば、「複雑化・老朽化・ブラックボックス化した既存システムが残存した場合、2025年までに予想されるIT人材の引退やサポート終了によるリスクの高まりに伴う経済損失は、2025年以降、最大12兆円/年（2018年当時の約3倍）にのぼる可能性がある」とされています。
具体的に、以下のようなリスクが懸念されています。
●AIや5G、IoTなどの普及により、爆発的に増加するデータを活用しきれずにDXを実現できず、企業がデジタル競争の敗者になる
●ITシステムの運用・保守の担い手不足により、技術的負債を抱える
●業務を維持できなくなり、サービスのサポート終了などに陥る
●セキュリティ事故や災害による、システムトラブルや情報流出のリスクが高まる
このような損失を回避するために、企業がデジタル化とDX化を進める必要があるわけです。
【消費者の行動変化】
近年、スマートフォンの普及により、実店舗での買い物をネットショッピングで済ませる消費者が増えています。
また、消費者が商品を知るきっかけも、新聞広告やテレビCMではなく、SNSや動画、ネット広告などに変わっていっています。
このように、消費者の購買行動がインターネット中心になったことで、企業もデジタル化を進め、ECサイトやWebマーケティングに注力する必要があるのです。
【リモートワークの普及】
在宅勤務やテレワークなどのリモートワークが広まった主なきっかけは、2019年に施行された「働き方改革関連法」と、2020年に発生した新型コロナウイルスの感染拡大です。
従来の業務をリモートワークでおこなうには、デジタル化を活用し、非接触および非対面での業務環境の整備が不可欠です。
【IT人材の不足】
IT人材とは、情報技術分野での専門知識やスキルを持つプロフェッショナルを指します。
主な人材
●ソフトウェア開発者
●ネットワークエンジニア
●ITサポートスペシャリスト
●データサイエンティスト
●セキュリティアナリスト
企業がテクノロジーを活用し、ビジネス目標を達成するために、IT人材は不可欠な存在です。IT人材の専門スキルは、DXやテクノロジーの進化に対応し、企業の競争力を維持・向上させるのに貢献します。
ところが現在、IT人材の不足が起きているのです。その背景には、デジタル化のニーズの増加、最新技術に精通したIT人材は希少価値が高い、社内で育てたくても指導者がいない、などが関係しています。
そこで、外部のITコンサルタントと協力して、デジタル化を進める企業も増えています。
デジタル化のメリット
企業にとってのデジタル化のメリットは、以下の7つです。現状の課題と照らし合わせてチェックしてみてください。
【BCP対策になる】
BCP（Business Continuity Planning）対策とは、企業が事業継続性を確保し、災害やシステム障害といった緊急事態に対応するための計画です。デジタル化は、BCP対策において重要な役割を果たします。
特に、データのバックアップと復旧、リモートワークの実現、クラウドコンピューティングの活用などが、BCP対策に大きな影響を与えるでしょう。
たとえば、事業所で地震や火事が発生した場合でも、書類を電子保存しておけば、原本が紛失しても内容を確認できます。出社しなくても、リモートワークで安全な場所から業務を遂行し、社内でコミュニケーションを取りながら営業を継続できるのです。
【コスト削減につながる】
デジタル化によって、企業の負担となる次のようなコスト削減が実現します。
●ペーパーレス化とデジタル文書管理システムの導入により、紙の印刷、郵送、収納にかかるコストを削減できる
●クラウドコンピューティングの活用により、オンプレミスのサーバーやインフラの維持コストを削減できる
●オンライン販売プラットフォームや電子商取引の活用により、店舗の運営コストや物理的な在庫保管コストを削減できる
●業務自動化によって、人的労力や人件費を削減できる
●データ分析ツールを使用して、効果的なビジネス戦略の策定が可能になり、無駄な広告費用やリソースの浪費を防止
こうしたコスト削減により、企業の運用コストを最適化し、競争力を高められます。
【業務を効率化できる】
業務のデジタル化により、かつては人が一つずつ行っていた作業が機械によってスピーディーに実行され、さまざまな業務が効率化されます。
≪例≫
●AIによる膨大な量のデータ処理・分析
●ペーパーレス化による文書の検索・共有の簡易化
●ワークフローの自動化
●RPAによる日常業務やルーティンワークの自動化
●CRMを活用した顧客・営業活動管理
効率化によって、生産性や売上が向上。また、従業員の残業時間が減るなど、働きやすい職場に変わり、人材確保にもつながるでしょう。
【情報の管理・共有がスムーズになる】
デジタルデータはオンラインでアクセス可能です。そのため、クラウドストレージやビジネスチャットを利用することで、時間や場所に関係なく、必要な情報を迅速に検索し、クリック1つで従業員同士がリアルタイムに共有できます。
これにより、チームメンバーや関係者とのやり取りがスムーズになり、プロジェクトの進捗や意思決定を迅速におこなえるでしょう。
また、ファイルのバージョン管理が簡単になることで、誰がいつ、どのバージョンのファイルを編集したかが追跡可能になり、混乱や誤った情報の使用を防ぎます。
このように、情報が効率的に管理・共有されることで、社内の連携が強化され、競争力や生産性が向上します。
【多様な働き方に対応できる】
デジタル化による多様な働き方への対応は、企業や個人が従来の働き方に縛られず、以下のような柔軟かつ効率的に仕事を行える環境を実現します。
●場所に縛られないリモートワークや研修
●フレキシブルな労働時間
●アウトソーシングとフリーランスの活用
これにより、従業員は自分の生活に合わせてワークライフバランスを保った働き方ができます。
たとえば、育児や介護などの家庭の事情で出社ができない、決まった時間に働けないなどの問題をクリアできます。すると、生産性や社員の満足度が上がり、離職の防止にもつながるでしょう。
多様な働き方への対応は、企業と従業員の両方にメリットがあるのです。
【手続きがスムーズになる】
さまざまな手続きが滞りなく円滑かつ素早く進むことで、次のように手間を減らせます。
●紙の書類を提出・押印するための出社が不要になる
●書類を郵送する手間がなくなる
●オンラインでいつでもどこでもすぐに手続きできる
●送受信したデータの管理がしやすくなる
このように、手続きに関わるさまざまな過程をカットし、すぐに完了できます。
【データを蓄積し活用できる】
デジタル化によって、膨大なデータを有効活用し、自社の位置や将来の展望を理解することが可能になります。
デジタル技術を駆使したデータ分析は、迅速で高度な分析を実現し、時には革新的な成果をもたらします。これらの洞察をもとに、将来のビジネス戦略を立案し、競争優位性を維持・強化でるでしょう。
同時に、デジタルデータは持ち運ぶ必要がないため、場所やデバイスに依存せずにデータを閲覧して、すぐに役立てられます。
デジタル化は企業にとって重要な戦略的ツールとなっており、今後の成功に向けた大きな可能性を秘めているのです。
デジタル化のデメリット
デジタル化には、次のようなデメリットも存在します。必ず把握し、必要な準備をしておきましょう。
【導入コストがかかる】
デジタル化の導入コストは、デジタル技術やシステムを社内に導入・展開する際に発生する費用を指します。たとえば、以下のようなコストです。
ハードウェア・ソフトウェアの導入費用
ライセンス料、ハードウェアの購入・設置費用、カスタマイズや統合に関連する費用です。
教育費用
従業員が新しいデジタルツールやシステムを効果的に使えるように、トレーナーの報酬や教材費用も含むトレーニングプログラムの費用です。
データ移行費用
既存のデータを新しいデジタルプラットフォームへ移行するには、データのクリーンアップ、変換、転送などに関連するコストがかかります。
セキュリティ対策費用
情報流出などを防ぐための、セキュリティソフトなどに関連する費用です。
維持費用
デジタルシステムやソフトウェアの定期的なメンテナンス、アップデート、ライセンス更新にかかる維持費用です。
デジタル化の導入コストは、会社の規模や導入内容によって異なります。
コストは必要ですが、デジタル化によって効率が上がり、中長期的にはコスト削減や競争優位性の獲得につながることが多いです。最適なツールを選び、導入コストと、将来の利益のバランスを取ることが重要です。
【堅固なセキュリティが必要になる】
企業を狙うマルウェアなどのサイバー攻撃やデジタル犯罪は増えており、巧妙化しています。
もし、攻撃の被害を受けてしまうと、機密情報の漏えい、データの改ざん、システム崩壊などで業務が中断する可能性があります。金銭的な損失だけでなく、企業の信頼にも影響するでしょう。
これに対抗するためには、高度なセキュリティ対策が必要です。セキュリティ対策機能のあるソフトウェアの選定や、セキュリティエキスパートの雇用などが考えられます。
また、全従業員が「不審なURLをクリックしない」など、セキュリティに関する基本ルールを守ることは必須です。
個人情報保護法など、データセキュリティに関する法的規制を守るためにも、セキュリティ対策は重要です。顧客データの保護といったセキュリティが堅固な企業は信頼性が高く、競合他社より優位になる可能性があります。
【システム障害や故障が発生する可能性がある】
ハードウェアの故障やソフトウェアのバグ、アップグレード時の問題、人間の操作ミス、天災などが原因で、デジタルシステムにトラブルが発生し、営業に支障が出る可能性もあります。
万が一の故障に備えて、以下のような対策が有効です。
●バックアップシステムの導入
●セキュリティ対策
●定期的なバグ修正やアップデート
●従業員へのトレーニング
トラブルに備えてこれらの対策を整えることで、リスクを最小限に抑えられるでしょう。
デジタル化の進め方
デジタル化をスムーズに進めるには、適したステップが存在します。計画的かつ綿密な準備と実行により、成功する可能性が高まるでしょう。そこで、以下の4つのステップを順に実行することをおすすめします。
【ステップ1：現状の課題を洗い出す】
デジタル化のメリットを最大限生かすため、現在の業務プロセスやシステムを評価し、どこに改善の余地があるかを特定します。
非効率な工程や長い時間がかかる作業など、従業員の負担になっている課題を洗い出しましょう。業務を可視化するツールを使用すると、課題をわかりやすく整理できます。
【ステップ2：必要性の検討と優先順位を決める】
次に、デジタル化が必要なことと不要なことを分けます。その課題の解決にデジタル化の導入が必要な理由や期待されるメリットも考えます。業務効率や顧客満足度、競合他社との競争力がどのくらい上がるかを明確にしましょう。
一気に進めるのではなく、課題解決の緊急性の高さや効果の大きさで、デジタル化する優先順位付けを行い、順番に進めるのがおすすめです。
【ステップ3：ツールの選定・導入をおこなう】
デジタル化には、自社のビジネスモデルに適したツールの選択が不可欠です。
課題解決への有効性、従業員の使いやすさ、セキュリティ対策の有無、自社の将来の展望などを基準に選ぶことをおすすめします。
これらを踏まえた上で、どのハードウェア、ソフトウェア、クラウドサービスを使用するかを検討・選定します。
【ステップ4：効果測定と改善をおこなう】
デジタル化の導入後も、システムのモニタリングと継続的な改善をおこないましょう。フィードバックを収集し、より効果を高められるよう最適化を繰り返します。
実際に現場でツールを使っているスタッフの声も聞き、デジタル化をして良かった点・悪かった点を洗い出します。
まとめ
デジタル化は、業務の効率化やコスト削減を目指す上で重要な施策です。IT技術の進歩によって、さまざまな領域に導入されています。
デジタル化の取り組みを成功させるためには、その目的やメリット、そしてリスクや注意点を十分に理解することが不可欠です。
特に、デジタルツールの選択や導入、従業員のITリテラシー向上、セキュリティ対策など、多くの課題が伴うため、計画的な取り組みと継続的な改善が求められます。
企業は、自らのニーズや課題を明確にし、効果測定を行いながら、デジタル化の導入を進めていくとよいでしょう。
